Wie wir soeben von Microsoft Schweiz erfahren haben, wurde heute die Bestätigung für Eric Swift, Senior Product Manager für SharePoint bei Microsoft Redmond als Key Note Sprecher für die Collaboration Days bestätigt.

Hier ein kleiner Vorgeschmack wer der Mann ist (Video vom Launch Event SharePoint 2010 diesen Frühling):

Doch das ist noch nicht alles, er wird noch von weiteren top Leuten von Redmond begleitet werden. “we may have some good content and speakers for you” so die verheissungsvolle Akündigung direkt aus Redmond.

Also, nichts wie anmelden und SPREAD THE WORD

So long, Samuel

Wenn Sie im SharePoint Server 2010 die Userprofil Synchronisation einrichten wollen, so werden Sie bald feststellen, dass dies um einiges komplexer, aber an Stellen auch einfach geworden ist als im SharePoint 2007. Die Erkenntnisse aus meinen letzten Nachforschungen möchte ich hier gerne bekannt geben.

1. Die Service Applikation Userprofil Synchronisation UND Managed Metadata Service müssen erstellt sein.
2. Um den Userprofilsynchronisations-Service zu starten, gehen Sie wie folgt vor:
   1. Registrieren Sie den Farm Account, den Sie als Account für die Kommunikation mit der Datenbank ganz zu Beginn des Farm Setup eingegeben haben als lokalen Administrator
   2. Melden Sie sich als Farm Account an
   3. Gehen Sie in die Zentraladministration
   4. Gehen Sie zu den Services auf dem Server
   5. Starten Sie den Userprofil Synchronisations-Service
   6. Kontrollieren Sie den Timer Job, welcher den Sync.Service startet
   7. Melden Sie sich wieder als normaler Admin an
   8. Nehmen Sie dem Farmaccount die Lokalen Adminrechte
3. Kreieren Sie eine neue Connection
4. Geben Sie die Domäne an, aus welcher Sie importieren möchten
5. Geben Sie den Account an, mit welchem Sie den Import machen möchten
6. Der Account braucht folgende Rechte: Replicate Directory Changes
7. Klicken Sie auf “Struktur anzeigen” und wählen Sie den Ort im AD aus, wo Ihre Userprofile liegen
8. Klicken Sie auf OK und nun sollte (hoffentlich) der Profilimport funktionieren.

Sie möchten gerne Power Pivot ausprobieren und finden keine Sample Daten? http://www.powerpivot-info.com hat eine coole Liste von Quellen zusammengestellt, welche ich Ihnen gerne weitergeben möchte.

• Microsoft Contoso BI Demo Dataset for Retail Industry – Microsoft SQL Server 2008 Datenbank Backup. Die Contoso BI Demo Datensets können benutzt werden, um BI Funktionalitäten über die gesamte Microsoft Produktefamilie zu testen und zu demonstrieren. Sie enthält Sales und Marketing Zahlen von Retailern. Sie unterstützt auch die Integration von Geoinformationen. Zusätzlich werden grosse Mengen an Transaktionen von OLTP und aggregationen von OLAP in Zusammenhang mit Referenz- und Dimensionsdaten
• PowerPivot workbook with sample Contoso BI data. Mit White Paper und DAX Beispielformularen
• PowerPivot workbook samples from Microsoft. Dieses Beispiel enthält drei BI Beispiele: (PowerPivot Healthcare Audit.xlsx , PowerPivot Tutorial Sample.xlsx  und LCA BI – Financial Report Usage.xlsx). Diese Daten zeigen beispielhaft, wie man Power Pivot nutzen kann, wie man Daten importiert und wie Verbindungen gemacht werden. Lernen Sie, wie man die Slicers einsetzt.
• PowerPivot Sample Data on Codeplex – In diesem Download erhalten Sie verschiedene Daten, mit welchem Sie das Tutorial für Power Pivot von Microsoft machen können.
• Netflix data catalog

Northwind database odata feed. Nutzen Sie diese Daten um die folgende Definition zu verwenden: http://services.odata.org/Northwind/Northwind.svc/.

• InfoChimps – Eine sehr gute Website um Beispieldaten zu erhalten.
• Codename "Dalas" – Microsofts Seite für für die Suche nach Beispieldaten und Anleitungen
• U.S. Federal Executive Branch datasets Echtzeit Daten für die Einbindung in Auswertungen
• Yahoo finance website. Herunterladen von Börsendaten und ein example for Microsoft stock
• Public Domain data from US government – Weitere US Daten zum Auswerten
• UK Economic data available for free online – Drei Seiten um auf Daten zuzugreifen. 
• UN Data.
• Stack Overflow Creative Commons Data Dump – Daten aus der Community. welche zu Auswertungen genutzt werden können.
• Federal Aviation Administration data – (enthält das National Wildlife Aircraft Strike Database).
• Various datasets collected by "Data Wrangling".
• Public data from UK government.
• Data for neighbourhoods and Regenerations. (über 1100 Datensets)
• The World bank data catalog. Für die Benutzung von "From data Feeds": http://odata.netflix.com/Catalog/

Nachdem bereits einige super Vorträge eingegangen sind, möchte ich einen Aufruf an alle SharePoint Begeisterten absetzten. Social Computing ist eines der stärkst wachsenden Segmente in der Internetwelt. Mit ca. 6 Personen ist man im Schnitt mit dem Rest der Welt verbunden. Einer Freundesempfehlung folgt man mehr als einer allgemeinen Werbung. Dies möchten wir uns mit den Collaboration Days zu Nutze machen, doch dafür braucht es die COMMUNITY, als DICH. Wenn Du diesen Eintrag hier liest, gehörst Du bereits dazu, denn aus irgendeinem Grund bist Du ja hier gelandet, nicht?

Jeder einzelne kann diese Schweizer SharePoint Konferenz 2010 erfolgreich machen. Ob als Sprecher/in, als Teilnehmer/in, als Unterstützer/in, als Aussteller/in, als Sponsor/in oder einfach als als die Person, welche den Event an seine/ihre Freunde weitergibt. Du kannst auch Freundschaftswerbung machen, wenn Du selber nicht teilnehmen kannst oder willst. Es reicht, wenn Du jemanden kennst, der die Konferenz ev. interessieren könnte und Du ihm/ihr vom Event erzählst.

Wie kannst Du dich beteiligen?

• Als Sprecher/in: Reich Deinen Call for Paper ein (auch Englisch)  http://www.collaborationdays.ch/Call_for_Papers.html
• Als Teilnehmer/in: Melde Dich an http://www.collaborationdays.ch/Anmeldung.html
• Als Unterstützung: Sende eine Mail mit Deinem Unterstützungsvorschlag an Stefan.Heinz@SharePointCommunity.ch oder an Stefan.Heinz@Collaborati0ndays.ch
• Als Aussteller: Melde Dich als Aussteller an http://www.collaborationdays.ch/Aussteller.html
• Als Sponsor: Melde Dich als Sponsor an http://www.collaborationdays.ch/sponsoren.html
• Mache die SharePoint Konferenz der Schweiz Deinen Freunden bekannt, in Twitter, Facebook, XING, LinkedIn etc…
• Nutze beim Twittern unbedingt den HASHTAG #CollabDays um auf der Seite http://www.collaborationdays.ch zu erscheinen
• Wenn Du keinen Account bei einem der Sozialen Plattformen hast, maile ganz einfach den Link zur Homepage an Freunde und Bekannte
• Verlinke diesen Blog Eintrag in Deinem Blog, damit noch mehr Menschen ihn lesen und die Information verteilen.

Lasst uns die Welt erreichen, SPREAD THE WORD

So long, Samuel

Wenn Sie mit Timer Jobs auf SharePoint arbeiten, so kann es vorkommen, dass ein Timer Job, welcher deinstalliert wurde, trotzdem noch weiter läuft. Der SharePoint Timer Service hat den Code im Cache, und sollte nach der Deinstallation neu gestartet werden.

Nach dem Neustart des SharePoint Timer Services ist alles wieder so wie es sein sollte.

1. Klicken Sie auf Start –> Ausführen und geben Sie services.msc ein.
2. Suchen Sie nach Windows SharePoint Services Timer
3. Klicken Sie auf “Restart”

Es freut mich, mit der Erlaubnis von Chris Givens (einer der Kursautoren für den neuen MOC Kurs) den Kursoutline für den MOC 10147A (SharePoint 2010, Configuration) präsentieren zu können, welcher soeben im BETA Statium Live gegangen ist. Da ich am BETA Test zur Prüfung 70-667 bereits bestanden habe und per Zufall noch Microsoft Certified Trainer bin, darf ich den Kurs auch ab sofort vermitteln. Die Trainerfiles sind seit kurzem online, und bei Interesse können Sie mich kontaktieren. samuel.zuercher@sharepointcommunity.ch oder samuel.zuercher@advis.ch ich gebe auch sonst gerne Auskunft.

Jetzt aber zum Kursoutline des MOC 10147A (Exam 70-667) SharePoint 2010, Configuration:

Module 1: Introducing SharePoint 2010
Lesson 1: Evaluate the Features of SharePoint 2010
Lesson 2: Prepare for SharePoint 2010
Lesson 3: Install SharePoint 2010
Lesson 4: Advanced Installation of SharePoint 2010
Lab: Install SharePoint 2010

Module 2: Creating a SharePoint 2010 Intranet
Lesson 1: Perform Initial Farm Configuration
Lesson 2: Configuring the SharePoint Logical Structure
Lesson 3: Exploring the SharePoint Web Application and
Physical Architecture
Lab: Creating a SharePoint 2010 Intranet

Module 3: Administering and Automating SharePoint
Lesson 1: Configuring Central Administration
Lesson 2: Administering SharePoint from the Command Line
Lesson 3: Automating SharePoint Operations with Windows PowerShell
Lab A: Automate SharePoint with Windows PowerShell
Lab B: Administer SharePoint with Stsadm

Module 4: Configuring Content Management
Lesson 1: Optimize Content Storage and Access
Lab: A Configuring List Throttling and Remote BLOB Storage
Lesson 2: Manage Site Content Types and Site Columns
Lesson 3: Configure the Managed Metadata Service
Lab B: Configuring Managed Metadata

Module 5: Configuring Authentication
Lesson 1: Understanding Classic SharePoint Authentication Providers
Lesson 2: Understanding Federated Authentication
Lab A: Configuring Custom Authentication
Lab B: Configuring Secure Store

Module 6: Securing Content
Lesson 1: Administering SharePoint Groups
Lesson 2: Implementing SharePoint Roles and Role Assignments
Lesson 3: Securing and Auditing SharePoint Content
Lab: Configuring Security for SharePoint Content

Module 7: Managing SharePoint Customizations
Lesson 1: Customizing SharePoint
Lesson 2: Deploying and Managing Features and Solutions
Lesson 3: Configuring Sandboxed Solutions
Lab A: Administering Features and Solutions
Lab B: Administering Sandboxed Solutions
Lab C: Administering the Developer Dashboard

Module 8: Configuring and Securing SharePoint Services and Service Applications
Lesson 1: Securing the Enterprise SharePoint Service
Lesson 2: Securing and Isolating Web Applications
Lesson 3: Services and Service Applications
Lab A: Administering SharePoint Services
Lab B: Configuring Application Security
Lab C: Configuring Service Applications

Module 9: User Profiles and Social Networking
Lesson 1: Configuring User Profiles
Lesson 2: Implementing SharePoint 2010 Social Networking Features
Lab: A: Configuring User Profiles
Lab: B: Administering My Sites

Module 10: Administering and Configuring SharePoint Search
Lesson 1: Configuring Search
Lesson 2: Refining Search
Lab A: Configuring Search
Lab B: Tuning SharePoint Search

Module 11: Implementing Office Web Apps
Lesson 1: Understanding Business Connectivity Services
Lesson 2: Configuring Excel Services
Lesson 3: Understanding PerformancePoint Services
Lesson 4: Implementing InfoPath Forms Services
Lesson 5: Implementing Visio Services
Lesson 6: Implementing Access Services
Lesson 7: Implementing Office Web Apps
Lab: Implement Office Web Apps

Module 12: Installing and Upgrading to SharePoint 2010
Lesson 1: Installing SharePoint Server and Farms
Lesson 2: Upgrading to SharePoint 2010
Lesson 3: Evaluating Installations and Upgrades
Lesson 4: Configuring SharePoint’s Operational Settings
Lesson 5: Updating SharePoint
Lab A: Preparing SharePoint 2007 for Upgrade to SharePoint 2010
Lab B: Upgrading SharePoint 2007 to SharePoint 2010

Module 13: Implementing Business Continuity
Lesson 1: Protecting and Recovering Content
Lesson 2: Working with Backup and Restore for Disaster Recovery
Lesson 3: Implementing High Availability Solutions
Lab A: Implementing a Backup Strategy
Lab B: Implementing a Restore Strategy

Module 14: Monitoring and Optimizing SharePoint Performance
Lesson 1: Monitoring Logs
Lesson 2: Configuring SharePoint Health Analyzer
Lesson 3: Configuring Usage Reports and Web Analytics
Lesson 4: Monitoring and Optimizing SharePoint Performance
Lab A: Configuring SharePoint Monitoring
Lab B: Analyzing SharePoint Health
Lab C: Reporting SharePoint Usage

Es freut mich, in diesem Blog mitteilen zu können, dass die von der SharePoint Community organisierte SharePoint Konferenz nu auch eine Webseite hat. http://www.collaborationdays.ch

Dort finden Sie alle relevanten Informationen zu den zwei Tagen Konferenz und den vorangehenden Workshops.

Auch der Call for Paper ist auf der Website. Bewerbt euch!

Ich freue mich darauf, euch da zu sehen.
So long, Samuel

Markus Rehrs beschreibt in seinem Blog, wie die Hyper-V Maschine von Microsoft für SharePoint 2010 und Exchange 2010 zu einer VM-Ware Maschine konvertiert werden kann. So können Sie die Information Worker VM (RTM) auch unter Windows 7 laufen lassen.

Danke Markus

Mike Oryszak hat in seinem englischen Blog eine Liste veröffentlicht, welche die Workflowaktionen im SharePoint Designer 2010 zeigt. Ich habe ihnen die Liste übersetzt.

Kernaktionen

• Kommentar hinzufügen 
• Zeit zu einem Datum hinzufügen 
• Berechnungen ausführen
• In die Workflow Historie schreiben
• Für Dauer anhalten 
• Bis Datum anhalten
• e-Mail versenden 
• Zeit auf Datum/Zeit Feld setzen
• Workflowstatus setzen 
• Workflowvariable setzen 
• Workflow anhalten

Dokumentenset Aktionen

• Version eines Dokumentensets erfassen 
• Dokumentenset an Recors Center senden 
• Inhaltsgenehmigungsstatus für Dokumentenset setzen 
• Dokumentenset Genehmigungsset starten

Listen Aktionen

• Element einchecken 
• Element auschecken
• Element kopieren 
• Element erstellen 
• Als Record erklären 
• Element löschen 
• Auchecken verwerfen
• Inhaltsgenehmigungsstatus setzen
• Feld im aktuellen Element setzen 
• Record auflösen
• Element verändern 
• Auf Feldveränderung in aktuellem Element warten

Relationale Aktionen

• Vorgesetzen eines Anwenders abfragen

Aufgabenaktionen

• Ein Formular einer Gruppe zuordnen 
• Eine Aufgabe zuordnen 
• Daten von einem Anwender sammeln
• Freigabeprozess starten 
• Eigenen Aufgabenprozess starten 
• Feedbackprozess starten

Utility Aktionen

• Teilzeichenkette vom Ende einer Zeichenkette extrahieren 
• Teilzeichenkette von einer Indexierten Zeichenkette extrahieren 
• Teilzeichenkette vom Anfang einer Zeichenkette extrahieren 
• Teilzeichenkette eines Index mit definierter Länge extrahieren 
• Interval zwischen Daten finden

Vom 22. – 24. Juni 2010 war in München die www.shareconf.de, welche im NH München Dornach durchgeführt wurde. Die www.sharepointcommunity.de war der Leader der Konferenz und sie wurde von www.hlmc.de organisiert und durchgeführt.

Als Fazit der Konferenz kann ich nur sagen: Gratuliere.

Die Location war perfekt gewählt, das Hotel hat wirklich einen hohen Standard, das Essen war einfach perfekt und die Tracks waren mit hochqualifizierten Leuten besetzt.

Ich kann euch nur raten, @mysharepoint und @cglessner auf Twitter zu verfolgen. Ich selbst bin neu auch auf Twitter mit @sharepointszu vertreten.

Es war mir eine Ehre, an der ShareConf 2010 in München mit meinem Vortrag über Metadaten- und Informations-Management vertreten gewesen zu sein.

So long
Samuel

PS: Vorankündigung: 1. und 2. Dezember 2010 wird in der Schweiz eine SharePoint Konferenz zusammen mit der www.sharepointcommunity.ch und www.microsoft.com organisiert von www.hlmc.de in Luzern durchgeführt.

Nun kommen wir zum nächsten Punkt, die Rollen. Es gibt zwei Ansätze, wie man Rollen verstehen kann.

1. Aus IT Sicht, wo eine Rolle immer direkt mit einem definiterten Berechtigungsschema hinterlegt ist
2. Aus Business Sicht, in welcher an verschiedenen Stellen im Unternehmen gleiche Rollen anders wahrgenommen und ausgefüllt werden

Ich nehme ein paar Beispiele:

• In der IT ist die Rolle des Systemadministrators gegeben, er ist der, welcher auf den Servern Zugriff hat und darauf arbeitet. Die Rolle des Supporters ist die, welche Telefone entgegennimmt und die daraus entstehenden Issues an den Systemadministrator weitergibt, wenn er diese nicht selbst lösen kann. Meist nimmt der Systemadministrator nur selten die Rolle des Supporters ein und umgekehrt, es sei denn, man hat eine kleine IT Infrastruktur und jeder muss jede Rolle wahrnehmen.
• In der Business Sicht ist die Rolle etwas Anderes. Es ist ein Aufgabenbereich, welcher in einer bestimmten Konstellation zusammengestellt ist bzw. wird. So kann z.B. sehr gut ein Abteilungsleiter der Abteilung B gleichzeitig ein Mitarbeiter in Bereich A sein. In einer anderen Abteilung ist der selbe Mitarbeiter nur Besucher und in einer dritten Abteilung vielleicht noch Stellvertreter. Dieses Szenario liesse sich beliebig ausweiten, wenn man  z.B. noch die Projektebene hinzunimmt, welche doch (möchte ich behaupten) in jedem Unternehmen vorkommt. In jedem Projekt gibt es wieder eigene Rollen, in denen Mitarbeitende wie in einer Matrixorganisation diverse Rollen einnehmen können. Ist ein Mitarbeiter in Projekt A ein Projektleiter, so kann es durchaus sein, dass er in Projekt B Mitarbeiter ist und in Projekt C gar keinen Zugriff hat.

Wir sehen also, die Business Sicht auf ein sogenanntes Rollenkonzept viel weiter reicht als lediglich ein Berechtigungsset zu definieren. Natürlich haben wir bei genauerem Hinschauen auch in den IT Rollen Überschneidungen und auch in der Business Sicht liessen sich starre Modelle realisieren. Doch wichtig ist hier, Rollen bestimmen nicht nur ein Set an Rechten und Zugriffen. Dies ist nur ein Teil davon, sondern sie bestimmen auch ggf. Aufgaben,  Kompetenzen und Verantwortlichkeiten.

Um ein Rollenkonzept zu definieren, brauchen Sie zuerst einen Überblick über das Business. Wir sind ja auf einer SharePoint Seite, also sprechen wir natürlich nur über Rollen, welche dann auch mit SharePoint in Verbindung stehen. Von der Business Sicht muss also zuerst angeschaut werden, welche Informationsarchitektur besteht. Sprich: Wo werden wir welche Inhalte auf welche Weise verwalten. Auch hier wieder ein Beispiel: Viele Firmen arbeiten mit Projekten. Ein Projekt ist eine perfekte Endität für eine SharePoint Seite oder eine SharePoint Webseitensammlung. Welche Rollen habe ich in meinem Unternehmen, welche mit diesem Projekt zu tun haben werden? Hier eine nicht abschliessende Liste einer Grundausstattung. Natürlich können wir auch die Rollen eines Projektes zu tode aufblasen, jede nur erdenkliche Rolle hinzufügen.

• Projektleiter
• Projektassistenz
• Projektmitarbeiter
• Externe Beteiligte
• Projektcontrolling
• Besucher

Gestützt auf die Rollen werden dann die Aufgaben und die Berechtigungen verteilt. In SharePoint sind vor Allem die Rechte relevant, da die AKV betriebsorganisatorisch geregelt werden müssen. Man kann also hingehen, und z.B. einen PL Ordner machen, auf welchen nur die Rolle PL und Projektassistenz so wie Controlling Zugriff haben.

Analog diesem Beispiel kann nun jede Umgebung (Intranet, DMS, Extranet, Projektportal etc.) mit Rollen versehen und Berechtigungsmässig strukturiert werden. So lassen sich im SharePoint Wildwuchs und Berechtigungschaos (welches auch auf den Fileservern herrscht) vermeiden. Wichtig ist, Business first. Also zuerst das Business in logische Einheiten einteilen, die Rollen und Aufgaben klären und dann die Struktur des SharePoint designen.

So long, Samuel

Heute ist SharePoint RTM auf Technet als Download verfügbar.

Neu ist mit SharePoint 2010 ist, dass man ein Entwicklungs- oder Testsystem auch auf Windows 7 installieren kann. Dazu hat Microsoft eine sehr gute Anleitung zur Verfügung gestellt: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/ee554869(office.14).aspx

Wenn man die Schritte verfolgt, dann gelingt die Installation problemlos, bis zum Configuration Wizard am Ende der Installation. Dort erhält man die Fehlermeldung:

Could not load file or assembly ‘Microsoft.IdentityModel, Version=3.5.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=31bf3856ad364e35′ or one of its dependencies. The system cannot find the file specified.

Wenn man in den GAC schaut, hat es dort die Version 1.0.0.0 und wenn man Googelt, dann sagen alle, man solle das Geneva Framework neu installieren. Das hat alles nicht funktioniert, und schlussendlich habe ich nach der Version 3.5.0.0 gesucht. iSolutions hat in ihrem Blog dann die Lösung beschrieben, man muss die Windows Identity Solution installieren, welche sich unter dem folgenden Link versteckt: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=eb9c345f-e830-40b8-a5fe-ae7a864c4d76&displaylang=en

Danach funktioniert auch der Konfigruationsassistent…

So long, Samuel Zürcher

Wie bereits in einem früheren Post erwähnt, ist Schulung eine sehr wichtige und Zentrale Sache. Schulung ist einer der wichtigsten, und doch am meisten vernachlässigten Erfolgsfaktoren bei SharePoint Projekten. In diesem Post will ich darauf eingehen, warum ein gutes Schulungskonzept mission critical ist und warum es Sinn macht, ein paar Gedanken daran zu verschwenden.

Was sind die Ziele einer SharePoint Einführung:

Die Grundsätzlichen Vorteile einer SharePoint Einführung werde ich hier nicht wiederholen, sie wurden bereits in 100 Büchern mehrfach lang und breit ausgeführt. Viel mehr möcht eich auf die grundsätzlichen Benefits eingehen, welche erreicht werden können, wenn SharePoint eingesetzt wird. Zumindest die, welche man sich als IT Abteilung erhofft.

1. Die User sollen für die Zusammenarbeit ein Tool einsetzen können, welches den heutigen Ansprüchen eines modernen Information Management genügt
2. Informationen sollen per Web zugänglich sein, ohne zusätzliche Client Software installieren zu müssen
3. Dokumente sollen automatisch versioniert werden, ohne dies per Versionsnummer im Dateinamen machen zu müssen
4. Mittels Check-Out / Check-In sollen Dokumente zur Bearbeitung reserviert werden können
5. Es sollen Links per e-Mail versendet werden, anstelle die Dokumente immer als Anhang intern zu versenden
6. In geschützten Arbeitsbereichen sollen bestimmte Gruppen von Mitarbeitern ihre Daten austauschen können
7. Über eine starke und performante Suche soll der Endanwender “Google like” suchen können
8. Die Verteilung von Information soll zentralisiert und vereinfacht werden
9. Jeder soll möglichst zeitnah über die für ihn wichtigen Informationen verfügen
10. Es sollen möglichst viele Informationen zentral an einem Ort verfügbar sein, ohne mehrere Systeme starten zu müssen

Dies sind jetzt einmal 10 Punkte, die ich hier aufführe, welche sicher in irgend einer Art und Weise im Wunschdenken von Projektleitern oder IT Abteilungen vorkommen. Es gibt natürlich viele andere Punkte welche wichtig und wünschenswert sind, doch die oben aufgeführten bilden sicherlich einen repräsentativen Teil möglicher Bedürfnisse.

Die Gretchenfrage

Nun, diese Punkte sind sicher gut und es ist auch löblich, diese umsetzen zu wollen, doch wie in aller Welt soll der Enduser das alles verstehen, wenn er noch nie vorher eine SharePoint Plattform gesehen hat? Sie können ihm noch so viel vorschwärmen, wie viel Nutzen es ihm bringen wird. Wenn Herr und Frau Enduser sich nichts konkretes darunter vorstellen können, dann haben Sie verloren.

Eine Erkenntnis, welche ich in meinen vielen Schulungen erfahren musste ist die Folgende: Trotz Facebook und Youtube, trotz Xing und Google sind Endanwender NICHT in der Lage, SharePoint ohne jegliche Anleitung zu bedienen.

Ich arbeite z.T. mit Studierenden, welche sich bestimmt nächte lang in Facebook und Co. tummeln und doch verstehen sie SharePoint nicht “einfach so”. Auch sie brauchen Anleitung. Ich kann Ihnen garantieren, wenn Sie versuchen, SharePoint ohne Schulung einzuführen, werden Sie auf Ablehnung stossen. SharePoint ist zwar simpel zu verstehen, es ist aber nicht so intuitiv, dass man es ohne Schulung versteht. Es braucht ein Mindestmass an Ausbildung, will man ein SharePoint Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen. Oder hat jemand von Ihnen MS Word gleich begriffen, als er es zum ersten Mal gesehen hat? Und doch ist die Bediengung eigentlich so einfach.

Schulung ist das A und O einer SharePoint Einführung

Wer also ein erfolgreiches SharePoint Projekt umsetzen will, muss in der Einführungphase Schulungen planen. Achtung, planen Sie die Schulungen nicht zu früh, da sonst die Anwender das Gelernte nicht schnell genug umsetzen können und es wieder vergessen. Auch zu spät ist nich so gut, denn sonst sind die Anwender bereits entmutigt, wenn sie das erste Mal auf SharePoint arbeiten. Auch der richtige Zeitpunkt ist sehr entscheidend. Planen Sie Schulungen vor der Einführung, während und kurz nach der Einführung. Lassen Sie die User entscheiden, wann sie sich einschreiben, so hängen Sie die Langsamen nicht ab und bremsen die Schnellen nicht aus.

Ein weiterer Punkt ist der Inhalt der Schulungen. Generell wird bei SharePoint Schulungen oft zu weit gegangen. Das Gedankengut ist weit verbreitet, dass wer SharePoint macht, auch gleich eigene Listen und Seiten anlegt, Recht verwaltet etc. Das ist eine komplett falsche Vorstellung. Ja, SharePoint ist eigentlich einfach, aber nicht DAU (Dümmster Anzunehmender User) sicher. Weiter sind z.T. Endanwender nicht in der Lage, sich den minimalen Teil an IT-Denken anzueignen, den es benötigt, um SharePoint verwalten zu können. Es ist auch nicht zielführend, zu meinen, jeder mache Alles sein ein sinnvolles Konzept. Folgende drei Ebenen machen in der Ausbreitung und Verwaltung von SharePoint sinn:

• Endanwender
• Super User
• SharePoint Administrator

Für jede dieser Rollen braucht es eine massgeschneiderte Schulung, wobei man sagen kann, dass für die Masse von Mitarbeitern die Stufe Endanwender reicht. Verteilen Sie in jede Abteilung einen Super User und setzen Sie zwei oder mehr SharePoint Admins ein (je nach Grösse der Firma). Für wen welche Schulungsinhalte sinnvoll sind, darüber schreibe ich in einer Fortsetzung meines Blogs. Auch werde ich Ihnen Unterlagen zur Verfügung stellen und Ihnen Literatur empfehlen.

Das beste Projekt macht wenig Sinn, wenn die Anwender den Nutzen nicht sehen, oder das Tool nicht anwenden können.
So long, Samuel Zürcher

SharePoint Connections 2010 Amsterdam

Einstieg und Keynote

Vom 18. Bis zum 19. Januar 10 fand die SharePoint Connections in Amsterdam statt. Eine Keynote, 36 Sessions und 9 Solutions wurden in einem sehr  intensiven Programm vorgestellt. Developper, IT-Professionals und Functional waren die Ausrichtungen der Tracks.

In der Keynote prägte Mike Fitzmaurice den Satz „SharePoint, das Zentrum des Universums“. In einem Quilt präsentierte er eindrucksvoll die Entstehung von SharePoint. Die SharePoint Evolution begann mit eigenständigen Produkten, welche für sich alleine zwar gut waren, aber doch nicht für alle Bedürfnisse ausreichten. Diese sind dann über die Jahre zusammengewachsen und daraus ergab sich SharePoint, wie wir es heute kennen. Temaservices, Content Management Server, SharePoint Server 2001 machten dann den Sprung zu SharePoint Services 2.0 und SharePoint Server 2003. Dies waren aber immer noch zwei verschiedene Produkte. Erst mit SharePoint Services 3.0 und SharePoint Server 2007 kam das Ganze zu einem Produkt zusammen. SharePoint Foundation 2010 und SharePoint Server 2010 sind nun die konsequente Weiterentwicklung dieses erfolgreichen Produktes. SharePoint kann nun so viel abdecken BI, ECM, WCM, DMS, so viele Prozesse unterstützen, dass es wirklich das Zentrum des Universums geworden ist.

Ein Interview mit dem Key Note Speaker finden Sie auf www.sharepointcommunity.ch unter „ShareCast“

Einige Auszüge aus den Sessions

Mehrsprachigkeit

Die Mehrsprachigkeit hat endliche ein paar Updates erfahren, die Consultands und IT-Pros freuen wird. Trotzdem das Ganze immer noch auf den sehr unflexiblen Variations basiert, wurde der Redirect angepasst, dass der User automatisch auf die von ihm im Browser eingestellte Sprache wechselt. Ein zweiter Layer wurde im Bereich User Experience eingebaut, dass die Sprache des UI in den eigenen Einstellungen gewählt werden kann. Automatsich generierte Bibliotheken in Teamsites, Websiteaktiionen und UI Menüs werden automatisch in der gewählten Sprache angezeigt (achtung: Language Pack muss installiert sein). So wie es aber bisher aussieht, sind selbst gestaltete Schnellstart- und Toplevelnavigationen aber nach wie vor einsprachig. Das hält die Freude natürlich in Grenzen, denn ich habe noch selten eine Installation mit out-of-the-box Navigationen gesehen. Gerade dort wäre ein UI Update per Sprache sehr nötig. Zumindest die Taxonomie im sogenannten Termstore kann mehrsprachig geführt werden. Dies ist zumindest ein kleiner Trost.

Business Intelligenz

Die Business Intelligenz hat im Vergleich zu SharePoint 2007 einen riesen Sprung nach vorne gemacht. Mit der Integration des Performance Point Servers können nun sehr ausgefeilte Analysen und Drilldowns in SharePoint gemacht und dargestellt werden. Mit dem sog. Dashboard Designer können die Analysen gebaut und danach auf SharePoint publiziert werden. Viele Einstellungen und Berechnungen basieren auf SharePoint Listen und Inhaltstypen, was das Management SharePoint like macht. Auch Versionierung und andere SharePoint Funktionalitäten können genutzt werden. Der Performance Point Server setzt ganz stark auf die grafische Darstellung und es können über dutzende von Standards und APIs externe Daten angegriffen und verarbeitet werden. Natürlich wird, wie SharePoint 2010 allgemein, nur noch ein 64Bit System unterstützt, welchem min. ein SQL Server 2005 unterliegt. Auch die Excel Services wurden stark in die BI Welt integriert. So kann man jetzt gesamte Workbooks in den Excelservices anzeigen und bearbeiten. Jede Zelle hat eine eigene URL, was das Arbeiten per Code noch einfacher macht. Über die API REST können diese angesprochen werden. Auch hier wurde auf den Multiusersupport geachtet. Im sog. SharePoint SecureStore werden sicher Passwörter etc. (z.B. von SAP) abgespeichert, dass eine SSO Experience entsteht.

Best of SharePoint Designer

Der SharerPoint Designer wurde vollständig überarbeitet. Er avancierte von einem Spielzeug für Super User zu einem echten Administrations und Designtool für Developpers und IT Pros. Auch Super User kommen nach wie vor auf ihre Kosten. Alle Listen und Bibliotheken können per SP Designer verwaltet werden. So spart man Zeit mit dem Navigieren in den Einstellungen. Ganz heiss ist das Feature für das konditionale Formatieren. So können Werte in Listen nach bestimmten Formeln formatiert und angezeigt werden.

Web Content Management

Das Rich Authoring hat starke Updates erfahren. So können z.B. überall WebParts platziert werden. Jedes Richtext Feld wird zu einer Rich Experience. WebParts sind überall und Silverlight schafft die notwendige Atmosphäre. Die neue Asset Library ermöglicht das Verstauen von Site Bildern und Videos. Alles kann per „Durchsuchen“ vom Web verlinkt oder z.T. direkt vom Desktop hochgeladen werden. Das Metadatenmodell wurde stark verbessert, alle Inhalte können mit zentral gespeicherten Metadaten angereichert werden. Im sog. Termstore werden die Metadaten oder Tags abgespeichert. Seiten und einzelne Contents können mit einem Rating versehen werden. Die Seiten und Inhalte mit solchen Meta-Informationen können dann, abhängig der jeweiligen Metadaten, im content query Webpart angezeigt werden. So kann man z.B. abhängig von einem Site Titel zugehörige Wiki-Einträge oder Dateien anzeigen. Auch das Health Monitoring und die Usage Statistik ist verbessert worden. Das Developer Dashboard erlaubt die exakte Analyse einer Seite, z.B. welche Teile der Seite wie lange brauchen um zu laden. Videos können auch grösser als 2GB sein, diese werden dann nicht im SQL sondern in einem sog. BLOB Storage gespeichert. Das Management wird nach wie vor im SQL gemacht, dort wird aber lediglich ein Verweis auf das physische File im Filesystem abgespeichert. Für den Enduser gibt es keinerlei Veränderung, er sieht nicht, woher das File kommt. Auch können mittels Regeln Dokumente in passende Ordner gespeichert werden, was das Dokumentenmanagement stark unterstützt.

Datenverschlüsselung mit SQL Server 2008

Diese Funktion hat eigentlich nichts mit SharePoint direkt zu tun, denn hier macht der SQL Server 2008 die ganze Arbeit. Mit verschiedenen Verschlüsselungsmethoden lässt sich eine oder mehrere Datenbanken verschlüsseln. TDE nennt sich diese Methode (Transparent Data Encryption). Für SharePoint ist das Ganze durchsichtig, es muss nichts zusätzliches installiert oder konfiguriert werden. Auf dem SQL Server wird ein Master Schlüssel generiert, danach werden die einzelnen Content Datenbanken, welche sensible Daten enthalten, verschlüsselt. Die TempDB ist unabhängig der Content Datenbanken immer verschlüsselt, wenn TDE aktiviert wird. Der Overhead, welcher von der Ver- und Entschlüsselung generiert wird, bewegt sich laut Microsoft ca. zwischen 3-5%, was verkraftbar ist. Wichtig zu wissen, die Daten im RAM sind nicht verschlüsselt, mit einem Memory Dump könnte theoretisch auf die Daten zugegriffen werden, welche sich zu der Zeit im RAM befinden. Die Datenbankfiles können danach nur auf einem SQL Server restored werden, auf dem der Masterkey enthalten ist. Achtung, das Ganze funktioniert nur mit der Enterprise Edition von SQL Server 2008.

Sandboxing und Clientside Solutions

Mit Sandboxing sind Deployments gemeint, welche auf dem Server in einem eigenen virtuellen Bereich laufen. Business Agility geht meistens gegenläufig zur Stabilität. Noch schnell etwas umsetzen, rasch rasch noch eine Änderung einspielen, mit Sandboxing kein Problem mehr. Lösungen werden in einen geschützten Bereich eingespielt, wenn diese Fehler enthält ist max. diese Lösung nicht mehr lauffähig. Das Gesamtsystem ist nach wie vor verfügbar. Das Ganze ist noch sehr neu, über Overhead etc. ist noch wenig bekannt. Microsoft will Sandboxing klar pushen und sähe dies gerne an viel verschiedenen Orten eigesetzt. Die Praxis wird es weisen, jedenfalls die Ansätze sind sehr gut. Man kann es ein bisschen mit Server Virtualisierung vergleichen. Wenn der Trend so weiter geht, haben wir bald modularisierte Systeme mit einzeln abgeschlossenen Komponenten.

Business Continuity Planning

Auch das Business Continuity und Disaster Recovery Planning ist eigentlich keine SharePoint Angelegenheit. Doch wenn es mit SharePoint so weiter geht, sollte man sich dringend Gedanken darüber machen, denn laut Mike Fitzmaurice ist dies ja die Applikation im Zentrum des Universums. Wenn wir weiterhin ein so starkes Wachstum im SharePoint Bereich beobachten können, dann ist eines sicher: Ohne BC und DR Planung gibt es bestimmt ein Desaster.

Die Fragen die es hier zu stellen gilt sind: Wie viele Daten können wir verlieren (Recovery Point Objective RPO) und wie lange können wir auf ein wieder-lauffähiges System warten (Recovery Time Objective RTO). Beides beeinflusst die Menge an Schweizer Franken, die ich in die Hand nehmen muss. Je weniger Datenverlust und je schnelle die Wiederanlaufzeit, desto höher der Betrag, welcher dafür ausgegeben werden muss. Vor wem soll eigentlich das System gesichert werden? Vom Bad Guy innerhalb der Firma oder vom Bad Guy ausserhalb der Firma? Eigentlich beides. Doch am schlimmsten sind die Good Guys innerhalb der Firma. Wieso das? “Ich wollte doch nur kurz den letzten Sicherheitspatch einspielen”. Kommt Ihnen das bekannt vor? Der Good Guy, welcher nur noch schnell dies oder jenes erledigen wollte nimmt so nebenbei die gesamte Produktion herunter. Das sind Vorkommnisse, welche bestimmt öfter vorkommen als Sabotage und Angriffe von Aussen. Mehr über BC und DR Planning einmal in einem ausführlichen Blogpost.

FAZIT

Alles in Allem eine sehr gute und lehrreiche Veranstaltung. Viel Neues und Interessantes wird mit SharePoint 2010 auf uns zu kommen. Schade nur, dass man nicht alle Veranstaltungen gleichzeitig besuchen kann. Bilder und ein paar Videos können HIER angesehen und heruntergeladen werden. Für den Fall, dass ich die Rechte bekomme, werde ich auch die einzelnen Präsentationen der Sessions online stellen.

So long, Samuel Zürcher www.sharepointcommunity.ch

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen SharePoint einführen wollen ist es wichtig, mehrere Dinge zu beachten:

1. SharePoint ist nicht direkt selbsterklärend, wie jede andere Applikation wie Word oder ähnliches braucht es Know How und Zeit um sich als User darin zurecht zu finden
2. Man kann nicht davon ausgehen, nur weil XING, Youtube, Facebook und Co. so populär sind, dass sich alle mit einer Webplattform auskennen
3. Auch wenn die Installation straight forward ist, steckt viel unter der Haube von SharePoint. Wenn IT Professionals sich mit dem Produkt nicht auskennen, ist die Gefahr gross, den Ansatz des Konzeptes falsch zu machen. Einmal einen falschen Weg eingeschlagen, kann die Korrektur viel Geld und Zeit kosten
4. Ohne vorgängiges Konzept und klares Ziel kann SharePoint nicht erfolgreich sein
5. Wenn SharePoint den Usern einfach zur Verfügung gestellt wird, sind diese meist überfrodert. Es ist besser dem Enduser mit kleinen Schritten die Vorteile näher zu bringen. Beginnen Sie mit einem Testteam von early adopters und breiten Sie das Deployment danach aus
6. Versuchen Sie Quick Wins zu erreichen. Die Verwaltung von Sitzungen mit dem Sitzungstemplate ist eine gute Möglichkeit, das Management von den Vorteilen zu überzeugen
7. Etwas dürfen Sie niemals vergessen, SCHULUNG diese wird oft vernachlässigt, was verheerende Folgen hat. Die User sind verunsichert, begreifen das Konzept nicht und dies wiederum führt zu Ablehnung
8. Holen Sie sich professionelle Hilfe, wenn Sie keine SharePoint Crack zur Hand haben, bauen Sie intern Know How auf und wagen Sie sich erst dann an SharePoint heran. SharePoint mag zwar aussehen wie ein Käfer, hat aber einen hochkomplexen und z.T. auch heiklen Ferrari Motor unter der Haube
9. Ohne Support vom Management ist eine Einführung von SharePoint sehr schwierig, wenn nicht unmöglich. SharePoint ist eine Plattform, welche für den Globalen Einsatz gedacht ist, muss also auch global unterstützt, gefördert und akzeptiert werden. Holen Sie sich den Nicker vom Management, bevor Sie mit dem Projekt beginnen
10. Es gibt viele Wege nach Rom, auch in SharePoint. Doch meist gibt es eben auch Autobahnen und Feldwege. Nicht jeder Weg ist in jedem Fall geeignet, nicht jeder Weg ist gleich schnell und nicht jeder Weg bringt sicher ans Ziel. Um SharePoint zu beherrschen, muss man SharePoint kennen

Wenn sie diese Punkte beachten, dann ist Ihr Projekt sicher auf dem Weg.

Ich möchte ein paar Worte über SharePoint Governance verlieren.
Governance ist ein bereits sehr verbreiteter Begriff und klingt z.T. auch schon etwas abgedroschen. Doch für SharePoint ist Governance ein Match entscheidendes Element. In diesem Post werde ich kurz eine Einführung in Governance geben und warum es so wichtig ist für SharePoint.

Governance:
(von frz. “gouverner” verwalten, leiten, erziehen aus lat. “gubernare”; gleichbed. griech. “kybernan”: das Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im Sinn von Strukturen (Aufbau- und Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch im Sinne von Steuerung oder Regelung einer jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance wird häufig unscharf verwendet.
(Quelle: Wikipedia)

Governance für SharePoint wird im Begriffssinn dazu verwendet, um die Steuerung und Leitung von Aktivitäten in SharePoint zu beschreiben.

Warum ist Governance Match entscheidend?
In der Realität zeigt sich oft, dass SharePoint eigentlich “zu einfach” ist. Zu Beginn ist es zwar nicht selbsterklärend wie SharePoint funktioniert, doch wenn man die Grundbegriffe einmal gelernt hat, ist die Erstellung von neuen Seiten oder neuem Content ein Kinderspiel. Mit wenigen Klicks hat man eine neue SharePoint Seite erstellt (mit 4 um genau zu sein). Meist beginnt der Aufbau sehr strukturiert (sofern die User richtig geschult sind!!). Ein gängiges Modell, ist eine Abbildung des Organigramms in SharePoint Seiten. Doch SharePoint ist so praktisch, wir könnten doch dies und jenes damit verwalten. Ja, und dort haben wir noch eine Arbeitsgruppe und dort noch eine Interessensgemeinschaft etc. bis die gesamte Installation nicht mehr überblickbar ist. (vgl. Bild unten)

Wenn es bei Ihnen einmal nicht so aussehen soll, ist es wichtig, die Grundbegriffe von SharePoint zu verstehen und im Fokus der Unternehmung ein an die Aufbau- und Ablauforganisation angelehntes SharePoint Governance Modell zu erarbeiten, zu schulen, einzuführen und zu leben. Ansonsten ist es vorprogrammiert, dass Ihre SharePoint Struktur schon bald nicht mehr managebar ist. Dies wiederum führt dazu, dass Content schlecht gefunden und so die Usability von SharePoint stark reduziert wird. Die Akzeptanz der SharePoint Installation ist dadurch bereits gefährdet.

FAZIT:
Wenn Sie nicht zumindest eine minimale SharePoint Governance einführen, laufen Sie gefahr, dass Ihre SharePoint Einführung floppen wird. Wenn Sie sich einen Projekterfolg bei der Einführung von SharePoint sichern wollen, denken Sie an zwei Dinge: Governance und Schulung. Dies wird Ihnen helfen, früh Problemen aus dem Weg zu gehen, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Wie man eine SharePoint Governance aufbaut, welche Aspekte bei dabei wichtig sind und worauf man bei der Schulung achten sollte, dazu später in diesem Blog.