Wenn Sie mit Timer Jobs auf SharePoint arbeiten, so kann es vorkommen, dass ein Timer Job, welcher deinstalliert wurde, trotzdem noch weiter läuft. Der SharePoint Timer Service hat den Code im Cache, und sollte nach der Deinstallation neu gestartet werden.

Nach dem Neustart des SharePoint Timer Services ist alles wieder so wie es sein sollte.

1. Klicken Sie auf Start –> Ausführen und geben Sie services.msc ein.
2. Suchen Sie nach Windows SharePoint Services Timer
3. Klicken Sie auf “Restart”

Nun kommen wir zum nächsten Punkt, die Rollen. Es gibt zwei Ansätze, wie man Rollen verstehen kann.

1. Aus IT Sicht, wo eine Rolle immer direkt mit einem definiterten Berechtigungsschema hinterlegt ist
2. Aus Business Sicht, in welcher an verschiedenen Stellen im Unternehmen gleiche Rollen anders wahrgenommen und ausgefüllt werden

Ich nehme ein paar Beispiele:

• In der IT ist die Rolle des Systemadministrators gegeben, er ist der, welcher auf den Servern Zugriff hat und darauf arbeitet. Die Rolle des Supporters ist die, welche Telefone entgegennimmt und die daraus entstehenden Issues an den Systemadministrator weitergibt, wenn er diese nicht selbst lösen kann. Meist nimmt der Systemadministrator nur selten die Rolle des Supporters ein und umgekehrt, es sei denn, man hat eine kleine IT Infrastruktur und jeder muss jede Rolle wahrnehmen.
• In der Business Sicht ist die Rolle etwas Anderes. Es ist ein Aufgabenbereich, welcher in einer bestimmten Konstellation zusammengestellt ist bzw. wird. So kann z.B. sehr gut ein Abteilungsleiter der Abteilung B gleichzeitig ein Mitarbeiter in Bereich A sein. In einer anderen Abteilung ist der selbe Mitarbeiter nur Besucher und in einer dritten Abteilung vielleicht noch Stellvertreter. Dieses Szenario liesse sich beliebig ausweiten, wenn man  z.B. noch die Projektebene hinzunimmt, welche doch (möchte ich behaupten) in jedem Unternehmen vorkommt. In jedem Projekt gibt es wieder eigene Rollen, in denen Mitarbeitende wie in einer Matrixorganisation diverse Rollen einnehmen können. Ist ein Mitarbeiter in Projekt A ein Projektleiter, so kann es durchaus sein, dass er in Projekt B Mitarbeiter ist und in Projekt C gar keinen Zugriff hat.

Wir sehen also, die Business Sicht auf ein sogenanntes Rollenkonzept viel weiter reicht als lediglich ein Berechtigungsset zu definieren. Natürlich haben wir bei genauerem Hinschauen auch in den IT Rollen Überschneidungen und auch in der Business Sicht liessen sich starre Modelle realisieren. Doch wichtig ist hier, Rollen bestimmen nicht nur ein Set an Rechten und Zugriffen. Dies ist nur ein Teil davon, sondern sie bestimmen auch ggf. Aufgaben,  Kompetenzen und Verantwortlichkeiten.

Um ein Rollenkonzept zu definieren, brauchen Sie zuerst einen Überblick über das Business. Wir sind ja auf einer SharePoint Seite, also sprechen wir natürlich nur über Rollen, welche dann auch mit SharePoint in Verbindung stehen. Von der Business Sicht muss also zuerst angeschaut werden, welche Informationsarchitektur besteht. Sprich: Wo werden wir welche Inhalte auf welche Weise verwalten. Auch hier wieder ein Beispiel: Viele Firmen arbeiten mit Projekten. Ein Projekt ist eine perfekte Endität für eine SharePoint Seite oder eine SharePoint Webseitensammlung. Welche Rollen habe ich in meinem Unternehmen, welche mit diesem Projekt zu tun haben werden? Hier eine nicht abschliessende Liste einer Grundausstattung. Natürlich können wir auch die Rollen eines Projektes zu tode aufblasen, jede nur erdenkliche Rolle hinzufügen.

• Projektleiter
• Projektassistenz
• Projektmitarbeiter
• Externe Beteiligte
• Projektcontrolling
• Besucher

Gestützt auf die Rollen werden dann die Aufgaben und die Berechtigungen verteilt. In SharePoint sind vor Allem die Rechte relevant, da die AKV betriebsorganisatorisch geregelt werden müssen. Man kann also hingehen, und z.B. einen PL Ordner machen, auf welchen nur die Rolle PL und Projektassistenz so wie Controlling Zugriff haben.

Analog diesem Beispiel kann nun jede Umgebung (Intranet, DMS, Extranet, Projektportal etc.) mit Rollen versehen und Berechtigungsmässig strukturiert werden. So lassen sich im SharePoint Wildwuchs und Berechtigungschaos (welches auch auf den Fileservern herrscht) vermeiden. Wichtig ist, Business first. Also zuerst das Business in logische Einheiten einteilen, die Rollen und Aufgaben klären und dann die Struktur des SharePoint designen.

So long, Samuel

Wenn versucht wird, in einr Farm den Help Search Service zu starten kommt die Error Meldung “Start failed” ohne grössere Fehlermeldung. Wenn man dann die Logs durchsucht findet man den Fehler: 

Wie bereits in einem früheren Post erwähnt, ist Schulung eine sehr wichtige und Zentrale Sache. Schulung ist einer der wichtigsten, und doch am meisten vernachlässigten Erfolgsfaktoren bei SharePoint Projekten. In diesem Post will ich darauf eingehen, warum ein gutes Schulungskonzept mission critical ist und warum es Sinn macht, ein paar Gedanken daran zu verschwenden.

Was sind die Ziele einer SharePoint Einführung:

Die Grundsätzlichen Vorteile einer SharePoint Einführung werde ich hier nicht wiederholen, sie wurden bereits in 100 Büchern mehrfach lang und breit ausgeführt. Viel mehr möcht eich auf die grundsätzlichen Benefits eingehen, welche erreicht werden können, wenn SharePoint eingesetzt wird. Zumindest die, welche man sich als IT Abteilung erhofft.

1. Die User sollen für die Zusammenarbeit ein Tool einsetzen können, welches den heutigen Ansprüchen eines modernen Information Management genügt
2. Informationen sollen per Web zugänglich sein, ohne zusätzliche Client Software installieren zu müssen
3. Dokumente sollen automatisch versioniert werden, ohne dies per Versionsnummer im Dateinamen machen zu müssen
4. Mittels Check-Out / Check-In sollen Dokumente zur Bearbeitung reserviert werden können
5. Es sollen Links per e-Mail versendet werden, anstelle die Dokumente immer als Anhang intern zu versenden
6. In geschützten Arbeitsbereichen sollen bestimmte Gruppen von Mitarbeitern ihre Daten austauschen können
7. Über eine starke und performante Suche soll der Endanwender “Google like” suchen können
8. Die Verteilung von Information soll zentralisiert und vereinfacht werden
9. Jeder soll möglichst zeitnah über die für ihn wichtigen Informationen verfügen
10. Es sollen möglichst viele Informationen zentral an einem Ort verfügbar sein, ohne mehrere Systeme starten zu müssen

Dies sind jetzt einmal 10 Punkte, die ich hier aufführe, welche sicher in irgend einer Art und Weise im Wunschdenken von Projektleitern oder IT Abteilungen vorkommen. Es gibt natürlich viele andere Punkte welche wichtig und wünschenswert sind, doch die oben aufgeführten bilden sicherlich einen repräsentativen Teil möglicher Bedürfnisse.

Die Gretchenfrage

Nun, diese Punkte sind sicher gut und es ist auch löblich, diese umsetzen zu wollen, doch wie in aller Welt soll der Enduser das alles verstehen, wenn er noch nie vorher eine SharePoint Plattform gesehen hat? Sie können ihm noch so viel vorschwärmen, wie viel Nutzen es ihm bringen wird. Wenn Herr und Frau Enduser sich nichts konkretes darunter vorstellen können, dann haben Sie verloren.

Eine Erkenntnis, welche ich in meinen vielen Schulungen erfahren musste ist die Folgende: Trotz Facebook und Youtube, trotz Xing und Google sind Endanwender NICHT in der Lage, SharePoint ohne jegliche Anleitung zu bedienen.

Ich arbeite z.T. mit Studierenden, welche sich bestimmt nächte lang in Facebook und Co. tummeln und doch verstehen sie SharePoint nicht “einfach so”. Auch sie brauchen Anleitung. Ich kann Ihnen garantieren, wenn Sie versuchen, SharePoint ohne Schulung einzuführen, werden Sie auf Ablehnung stossen. SharePoint ist zwar simpel zu verstehen, es ist aber nicht so intuitiv, dass man es ohne Schulung versteht. Es braucht ein Mindestmass an Ausbildung, will man ein SharePoint Projekt erfolgreich zum Abschluss bringen. Oder hat jemand von Ihnen MS Word gleich begriffen, als er es zum ersten Mal gesehen hat? Und doch ist die Bediengung eigentlich so einfach.

Schulung ist das A und O einer SharePoint Einführung

Wer also ein erfolgreiches SharePoint Projekt umsetzen will, muss in der Einführungphase Schulungen planen. Achtung, planen Sie die Schulungen nicht zu früh, da sonst die Anwender das Gelernte nicht schnell genug umsetzen können und es wieder vergessen. Auch zu spät ist nich so gut, denn sonst sind die Anwender bereits entmutigt, wenn sie das erste Mal auf SharePoint arbeiten. Auch der richtige Zeitpunkt ist sehr entscheidend. Planen Sie Schulungen vor der Einführung, während und kurz nach der Einführung. Lassen Sie die User entscheiden, wann sie sich einschreiben, so hängen Sie die Langsamen nicht ab und bremsen die Schnellen nicht aus.

Ein weiterer Punkt ist der Inhalt der Schulungen. Generell wird bei SharePoint Schulungen oft zu weit gegangen. Das Gedankengut ist weit verbreitet, dass wer SharePoint macht, auch gleich eigene Listen und Seiten anlegt, Recht verwaltet etc. Das ist eine komplett falsche Vorstellung. Ja, SharePoint ist eigentlich einfach, aber nicht DAU (Dümmster Anzunehmender User) sicher. Weiter sind z.T. Endanwender nicht in der Lage, sich den minimalen Teil an IT-Denken anzueignen, den es benötigt, um SharePoint verwalten zu können. Es ist auch nicht zielführend, zu meinen, jeder mache Alles sein ein sinnvolles Konzept. Folgende drei Ebenen machen in der Ausbreitung und Verwaltung von SharePoint sinn:

• Endanwender
• Super User
• SharePoint Administrator

Für jede dieser Rollen braucht es eine massgeschneiderte Schulung, wobei man sagen kann, dass für die Masse von Mitarbeitern die Stufe Endanwender reicht. Verteilen Sie in jede Abteilung einen Super User und setzen Sie zwei oder mehr SharePoint Admins ein (je nach Grösse der Firma). Für wen welche Schulungsinhalte sinnvoll sind, darüber schreibe ich in einer Fortsetzung meines Blogs. Auch werde ich Ihnen Unterlagen zur Verfügung stellen und Ihnen Literatur empfehlen.

Das beste Projekt macht wenig Sinn, wenn die Anwender den Nutzen nicht sehen, oder das Tool nicht anwenden können.
So long, Samuel Zürcher

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen SharePoint einführen wollen ist es wichtig, mehrere Dinge zu beachten:

1. SharePoint ist nicht direkt selbsterklärend, wie jede andere Applikation wie Word oder ähnliches braucht es Know How und Zeit um sich als User darin zurecht zu finden
2. Man kann nicht davon ausgehen, nur weil XING, Youtube, Facebook und Co. so populär sind, dass sich alle mit einer Webplattform auskennen
3. Auch wenn die Installation straight forward ist, steckt viel unter der Haube von SharePoint. Wenn IT Professionals sich mit dem Produkt nicht auskennen, ist die Gefahr gross, den Ansatz des Konzeptes falsch zu machen. Einmal einen falschen Weg eingeschlagen, kann die Korrektur viel Geld und Zeit kosten
4. Ohne vorgängiges Konzept und klares Ziel kann SharePoint nicht erfolgreich sein
5. Wenn SharePoint den Usern einfach zur Verfügung gestellt wird, sind diese meist überfrodert. Es ist besser dem Enduser mit kleinen Schritten die Vorteile näher zu bringen. Beginnen Sie mit einem Testteam von early adopters und breiten Sie das Deployment danach aus
6. Versuchen Sie Quick Wins zu erreichen. Die Verwaltung von Sitzungen mit dem Sitzungstemplate ist eine gute Möglichkeit, das Management von den Vorteilen zu überzeugen
7. Etwas dürfen Sie niemals vergessen, SCHULUNG diese wird oft vernachlässigt, was verheerende Folgen hat. Die User sind verunsichert, begreifen das Konzept nicht und dies wiederum führt zu Ablehnung
8. Holen Sie sich professionelle Hilfe, wenn Sie keine SharePoint Crack zur Hand haben, bauen Sie intern Know How auf und wagen Sie sich erst dann an SharePoint heran. SharePoint mag zwar aussehen wie ein Käfer, hat aber einen hochkomplexen und z.T. auch heiklen Ferrari Motor unter der Haube
9. Ohne Support vom Management ist eine Einführung von SharePoint sehr schwierig, wenn nicht unmöglich. SharePoint ist eine Plattform, welche für den Globalen Einsatz gedacht ist, muss also auch global unterstützt, gefördert und akzeptiert werden. Holen Sie sich den Nicker vom Management, bevor Sie mit dem Projekt beginnen
10. Es gibt viele Wege nach Rom, auch in SharePoint. Doch meist gibt es eben auch Autobahnen und Feldwege. Nicht jeder Weg ist in jedem Fall geeignet, nicht jeder Weg ist gleich schnell und nicht jeder Weg bringt sicher ans Ziel. Um SharePoint zu beherrschen, muss man SharePoint kennen

Wenn sie diese Punkte beachten, dann ist Ihr Projekt sicher auf dem Weg.

Für SharePoint gibt es vier MCTS Prüfungen:

1. 70-631 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 Configuring
2. 70-630 Microsoft Windows SharePoint Server 2007 Configuring
3. 70-541 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 – Application Development
4. 70-542 Microsoft Office SharePoint Server 2007 – Application Development

Um sich auf die Tests vorzubereiten, empfehle ich http://www.measureup.com/ als Testtool. Jeder der Tests kann heruntergeladen werden. Diese sind aber leider nur in Englisch verfügbar.
Anmelden zu den Prüfungen werden über die Homepage http://www.prometric.com/ getätigt.
Wenn ihr mich anfragt, kann ich euch als Microsoft Certified Trainer einen Vouche Code geben, der euch Prozente auf die Prüfungsgebühren gewährt.

Nicht vergessen: Zwei Ausweise mit an die Tests bringen, sonst werdet ihr nicht zugelassen.
Ganz USA paranoya Style

Wer diese Hürden genommen hat, meldet sich dann für den Microsoft Certified Master an: http://www.microsoft.com/learning/en/us/certification/master.aspx#tab2
3 Wochen Hardcore Training in Redmond,  wer noch nicht genug hat, macht dann noch den Microsoft Certified Architect: http://www.microsoft.com/learning/en/us/certification/architect.aspx#tab2
Hier die Beschreibung von Microsoft zum Master Programm(Englisch) MCM_MOSS_datasheet

Ich möchte ein paar Worte über SharePoint Governance verlieren.
Governance ist ein bereits sehr verbreiteter Begriff und klingt z.T. auch schon etwas abgedroschen. Doch für SharePoint ist Governance ein Match entscheidendes Element. In diesem Post werde ich kurz eine Einführung in Governance geben und warum es so wichtig ist für SharePoint.

Governance:
(von frz. “gouverner” verwalten, leiten, erziehen aus lat. “gubernare”; gleichbed. griech. “kybernan”: das Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im Sinn von Strukturen (Aufbau- und Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch im Sinne von Steuerung oder Regelung einer jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance wird häufig unscharf verwendet.
(Quelle: Wikipedia)

Governance für SharePoint wird im Begriffssinn dazu verwendet, um die Steuerung und Leitung von Aktivitäten in SharePoint zu beschreiben.

Warum ist Governance Match entscheidend?
In der Realität zeigt sich oft, dass SharePoint eigentlich “zu einfach” ist. Zu Beginn ist es zwar nicht selbsterklärend wie SharePoint funktioniert, doch wenn man die Grundbegriffe einmal gelernt hat, ist die Erstellung von neuen Seiten oder neuem Content ein Kinderspiel. Mit wenigen Klicks hat man eine neue SharePoint Seite erstellt (mit 4 um genau zu sein). Meist beginnt der Aufbau sehr strukturiert (sofern die User richtig geschult sind!!). Ein gängiges Modell, ist eine Abbildung des Organigramms in SharePoint Seiten. Doch SharePoint ist so praktisch, wir könnten doch dies und jenes damit verwalten. Ja, und dort haben wir noch eine Arbeitsgruppe und dort noch eine Interessensgemeinschaft etc. bis die gesamte Installation nicht mehr überblickbar ist. (vgl. Bild unten)

Wenn es bei Ihnen einmal nicht so aussehen soll, ist es wichtig, die Grundbegriffe von SharePoint zu verstehen und im Fokus der Unternehmung ein an die Aufbau- und Ablauforganisation angelehntes SharePoint Governance Modell zu erarbeiten, zu schulen, einzuführen und zu leben. Ansonsten ist es vorprogrammiert, dass Ihre SharePoint Struktur schon bald nicht mehr managebar ist. Dies wiederum führt dazu, dass Content schlecht gefunden und so die Usability von SharePoint stark reduziert wird. Die Akzeptanz der SharePoint Installation ist dadurch bereits gefährdet.

FAZIT:
Wenn Sie nicht zumindest eine minimale SharePoint Governance einführen, laufen Sie gefahr, dass Ihre SharePoint Einführung floppen wird. Wenn Sie sich einen Projekterfolg bei der Einführung von SharePoint sichern wollen, denken Sie an zwei Dinge: Governance und Schulung. Dies wird Ihnen helfen, früh Problemen aus dem Weg zu gehen, die den Projekterfolg beeinträchtigen können. Wie man eine SharePoint Governance aufbaut, welche Aspekte bei dabei wichtig sind und worauf man bei der Schulung achten sollte, dazu später in diesem Blog.